Aşağıda bulunan e-mail metinleri dış ticarette firma ve ürün/hizmet tanıtımdan sevkiyata, banka işlemleri ve sık karşılaşılan aksaklıklara kadar en yaygın şekilde kullanılan taslaklardır. Kendi firmanıza uyarlayarak mevcut ya da potansiyel müşterilerinize gönderebilirsiniz.

Tanıtım Metni

Dear Sir/Madam,

I’d like to introduce our company …(Şirketinizin/Markanızın Adı)… dealing in the …(Sektörünüz)… business since …(Tarih)… .

We have …(yıl sayısı)… of experience in the …(ürün)… trade with (kimlerle ticaret yaptığınız [food wholesalers, grocery stores, office furniture manufacturers vb.]). Along with our strong position in the domestic market, we are expanding internationally.

We’d like to provide our services for …(yaptığınız iş)… at competitive prices. Please contact me with your needs and inquiries you may have.

Looking forward to your response and doing business with you.

Best Regards,

İmza

Sayın …,

… yılından bu yana … işinde faaliyet gösteren firmamız …’ı size tanıtmak isterim.

… ticaretinde … ile … yıllık tecrübeye sahibiz. İç pazardaki güçlü konumumuzun yanı sıra uluslararası pazarda da genişliyoruz.

Rekabetçi fiyatlarımızla … alanında hizmetlerimizi sunmak istiyoruz. Lütfen ihtiyaç ve bilgi talebiniz için bizimle iletişime geçiniz.

Cevabınızı bekliyor ve sizinle iş yapmak için sabırsızlanıyoruz.

Saygılarımla,

İmza

Dear Madam/Sir,

We, …(şirket/marka adı)…, are the manufacturer and exporter of …(ürün adı)… . Our company is located in …(şehir)… , Turkey and dealing the business since …(tarih)… .

Enclosed you’ll find our detailed company introduction informing who we are, what we do, working terms and product catalogue.

I’ve checked your website and seeing that our businesses are relevant, I’d like to make our offer to you.

If you would be interested, I’d be happy to send you any further information you may need.

Thanking for your kind interest and I look forward to your early reply.

Best Regards,
İmza

Sayın …,

… olarak … üreticisi ve ihracatçısıyız. Şirketimiz …/Türkiye’de bulunmaktadır ve … tarihinden beri bu işi yapmaktayız.

Ekte kim olduğumuz, ne yaptığımız, çalışma şartlarımız hakkında bilgilerin yer aldığı ve ürün kataloğumuzun da bulunduğu detaylı şirket tanıtımını bulabilirsiniz.

Web sitenizi inceledim ve işlerimizin ilişkili olduğunu gördüğüm için size teklifimizi sunmak isteriz.

İlgilendiğiniz takdirde ihtiyaç duyduğunuz detaylı bilgileri iletmekten memnuniyet duyarım.

Nazik ilginize teşekkür eder cevabınızı beklerim

Saygılarımla,

İmza

Ziyaret Öncesi Randevu

Dear Madam/Sir,

We, …(şirket/marka adı)…, are the manufacturer and exporter of …(ürün adı)… . Our company is located in …(şehir)… , Turkey and dealing the business since …(tarih)… .

Enclosed you’ll find a detailed company introduction informing who we are, what we do, working terms and product catalogue.

I’ll be in …(şehir ya da ülke)… between …(varış tarihi)… and …(ayrılış tarihi)… During this period I’d like to visit you to present our services and negotiate possible business opportunities.

I would appreciate if you give me an appointment.

I look forward to your confirmation and meeting you soon.

Best Regards,

İmza

Sayın …,

… olarak … üreticisi ve ihracatçısıyız. Şirketimiz …/Türkiye’de bulunmaktadır ve … tarihinden beri bu işi yapmaktayız.

Ekte kim olduğumuz, ne yaptığımız, çalışma şartlarımız hakkında bilgilerin yer aldığı ve ürün kataloğumuzun da bulunduğu detaylı şirket tanıtımını bulabilirsiniz.

… … tarihleri arasında …’da bulunacağım. Bu süre aralığında kendimizi tanıtmak için sizi ziyaret etmek, olası iş fırsatları hakkında görüşmek isterim.

Bana randevu verebilirseniz çok sevinirim.

Teyidinizi ve sizinle tanışmayı dört gözle bekliyorum.

Saygılarımla,

İmza

Bilgi Talebine Cevap

Dear Mr/Ms…,

Thank you for your inquiry concerning our …(ürün)… .

Enclosed you’ll find our catalogue. Please check our catalogue and reply me with the specific products you’re interested in. Then I’ll send you our prices asap.

Please let us know if there is any other way in which we can be of help. Thanking you for your kind interest.

Best Regards,

İmza

Sayın …,

… hakkında bilgi talebiniz için teşekkür ederiz.

Ekte kataloğumuzu bulabilirsiniz. Lütfen kataloğumuzu inceleyin ve ilgilendiğiniz ürünleri bana bildiriniz. Akabinde en kısa sürede size fiyatlarımızı ileteceğim.

Yardımcı olabileceğim başka bir konu varsa lütfen bildiriniz.

İlginize teşekkür eder saygılar sunarım.

İmza

Dear Mr/Ms …,

Thank you for your interest in our company and products.

Enclosed you’ll find our catalogue and price list. Please contact us for further information you need any time.

Looking forward to your reply soon.

Best Regards,

İmza

Sayın …,

Şirketimize ve ürünlerimize göstermiş olduğunuz ilgiden ötürü size teşekkür ederim.

Ekte katalog ve fiyat listemizi bulabilirsiniz. Daha fazla bilgi ihtiyacınız olduğunda istediğiniz zaman iletişime geçebilirsiniz.

Cevabınızı beklerim,

Saygılarımla,

İmza

Siparişin Kabulü

Dear Mr/Ms …,

We confirm the receipt of your order according to the proforma invoice dated …(proforma tarihi)… and numbered …(proforma no)… for the shipment of (ürünün ismi).

Shipment will be made in accordance with the conditions agreed and confirmed on the Proforma Invoice …(Proforma No)… .

We will have your order ready for delivery on (tarih).

Sincerely,

İmza

Sayın …,

… no ve … tarihli proformada onaylamış olduğunuz … için siparişinizi oluşturduğumuzu teyit ederiz.

Sevkiyat … nolu proforma faturada belirtilen ve anlaşılan şartlara göre gerçekleştirilecektir.

Siparişiniz … tarihinde teslim edilecektir.

Saygılarımla,

İmza

Siparişin reddi

Dear Mr/Ms … ,

We have received your order for shipment dated (tarih).
Unfortunately, we are not in a position to deliver your order since our entire production is sold out for the next (…) months.

We regret not being able to meet your order, but we will be in touch with you as soon as our stocks are available.

Yours sincerely,

imza

Sayın …,

… tarihinde sevk edilmek üzere talep ettiğiniz siparişinizi aldık. Ancak üretimimiz gelecek … ay boyunca dolu olduğundan siparişinizi alacak durumda değiliz.

Bu durumdan dolayı üzgün olduğumuzu bilmenizi isteriz, stoklarımız uygun olur olmaz sizinle iletişime geçeceğiz.

Saygılarımla,

İmza

Sipariş yerine getirilirken yapılan yazışmalar

Üretimin başladığını bildirme

Dear Mr/Ms … ,

We wish to inform you that the goods you ordered are in production and will be ready for shipment by (tarih).

Best regards,

İmza

Sayın …,

Sipariş ettiğiniz ürünlerin üretimine başlandığını ve … tarihine kadar hazır olacağını bilmenizi isterim.

Saygılarımla,

İmza

Sevkiyatın bildirilmesi

Dear Mr/Ms … ,

We wish to inform you that your order no .. (sipariş no) was shipped today.
Please find the documents for clearance in the attachment. The original documents have also been shipped to your address. Tracking no: ……
We hope you will find this shipment satisfactory and we look forward to receiving your additional orders.
Best regards,
İmza

Sayın …,

… nolu siparişinizin bugün yola çıktığını bildirmek isterim.

Gümrükten çekebilmeniz için gereken evrakları ekte bulabilirsiniz. Orijinal evraklar adresinize teslim edilmek üzere kargoya verilmiştir. Takip no: …..

Sevkiyatımızdan memnun kalacağınızı umar gelecek siparişlerinizi bekleriz.

Saygılarımla,

İmza

Ödemenin gecikmesi durumunda bilgi yazısı

Dear Mr/Ms … ,

Pursuant to your order dated (tarih), your goods were shipped on (tarih).

According to the terms agreed, payment should have been made in (gün sayısı) days after receipt of the shipment. However, we have not received the payment yet.

We therefore, request that you forward the sum of (ihracat bedeli döviz tutarı) as soon as possible. We kindly await confirmation of payment.

Best Regards,

İmza

Sayın …,

… tarihli siparişinize istinaden, ürünleriniz … tarihinde sevk edilmiştir.

Yapmış olduğumuz anlaşma şartlarına göre, ödemenin malın tesliminden … gün sonra yapılması gerekiyordu. Ancak henüz ödeme alamadık.

Konuyla ilgili olarak en kısa zamanda … tutarında bakiyenizi göndermenizi rica ederim. Ödeme swiftini bekliyoruz.

Saygılarımla,

İmza

Hasarlı eşya için özür dileme ve değişim

Dear Mr/Ms …,

It was distressing to learn that the …(ürünler)… we shipped to your firm arrived as damaged. Per your request, (zarar gören mal miktarı) (mal) will be shipped together with your next order. Please turn over the damaged goods to the driver at the time of delivery.

I am sorry that this unfortunate incident occurred and sincerely appreciate your continued patronage.

Best Regards,

İmza

Sayın …,

Sevk ettiğimiz … hasarlı olarak vardığını üzülerek öğrenmiş bulunuyorum. İsteğiniz üzere …(miktarı)… …(mal)… bir sonraki siparişinizle birlikte gönderilecektir. Lütfen hasarlı eşyayı şoförle geri gönderiniz.

Bu talihsiz durumdan dolayı üzgünüm ve size müşterimiz olarak kalmaya devam etmenizden ötürü minnettarım.

Saygılarımla,

İmza

Mal teslim süresini uzatma talebinde bulunma

Dear Mr/Ms …,

I regret to say that we are unable to deliver your order no (sipariş no) on the agreed date of (tarih) for reasons beyond our control. (burada gecikme sebebini belirtebilirsiniz).

We regret this unintentional mistake on our part.

While we recognize that the time for performing under this agreement will have expired, we are requesting that you extend the time to (tarih) in order that we may finish your order and despatch properly.

Please accept our apology for this inconvenience. We will be looking forward to your response.

Best Regards,
İmza

Sayın …,

Üzülerek belirtmeliyim ki … no’lu siparişinizi anlaştığımız tarih olan … da elde olmayan sebeplerden dolayı teslim edemiyoruz.

Bu kasıtsız hatamızdan dolayı çok üzgünüz.

Anlaşmada belirlenen süreyi aşacağımızdan dolayı teslimatın … tarihine ertelenmesini rica ediyoruz, ki böylelikle siparişinizi en uygun şekilde bitirip teslim edelim.

Bu uygunsuzluktan dolayı lütfen özürlerimizi kabul ediniz. Geri dönüşünüzü bekleriz.

Saygılarımla,

İmza

Ek indirim talebini reddetme

Dear Mr/Ms …,

Our established discount is 2% of the total invoiced amount when payment is received before the goods are shipped on board. This figure is based on cost, overhead and profit. To increase this discount rate for all of our accounts would seriously jeopardize our firm and to increase the rate for an individual account would be unfair.

We consider you a most valued customer and hope that you can appreciate our position in this matter. If we are able to accommodate you in any way that is within our company policy, we will be most happy to do so.

Thanking for your understanding and looking forward to your response.

Best Regards,

İmza

Sayın …,

Ürünlerin yüklemesinden önce ödeme yapıldığı takdirde toplam fatura tutarı üzerinden uyguladığımız sabit indirim oranı %2’dir. Bu rakam tüm genel masraf ve kar hesaplanarak oluşturulmuştur. Tüm müşterilerimizde bu oranı artırmak firmamızı ciddi şekilde riske sokacaktır. Bireysel olarak farklı  indirim oranları uygulamak da haksızlığa neden olacaktır.

Çok değerli bir müşterimiz olan sizden bu konuda bizi anlayışla karşılamanızı bekliyoruz. Şirket politikamız dahilinde mümkün olabilecek her türlü kolaylığı memnuniyetle size sağlayacağımızı sizi temin ederim.

Anlayışınız için teşekkür eder, değerli geri dönüşlerinizi beklerim.

Saygılarımla,

İmza

Geciken ödeme için özür dileme

Dear Mr/Ms …,

I extend my sincerest apologies along with the attached swift of payment. I must confess that the due date completely slipped my mind.
Needless to say, there is no excuse for this. Please accept my warmest regards and sincerest hope that all is well.

Best Regards,
İmza

Sayın …,

Ekteki ödeme bildirimi ile birlikte size en içten özürlerimi iletiyorum. İtiraf etmeliyim ki ödemenin vadesi tamamen aklımdan çıkmış.

Bunun mazereti olmadığını söylemeye gerek yok. Lütfen en içten saygılarımı kabul ediniz. Aramızdaki her şeyin yolunda olduğunu umuyorum.

Saygılarımla,

İmza

Yeni müşteriye hoş geldin

Dear Mr/Ms …,

On behalf of (Firma ismi) I would like to welcome you as a new customer to our firm. We know that you will be extremely satisfied with our product range and the service we provide.

I do believe our partnership will last long years. Please be sure that we are all ready to help you with our solution-oriented approach and priciples.

Feel free to contact us for any kind of questions.

Best Regards,

İmza

Sayın …,

… adına yeni müşterimiz olarak size aramıza hoş geldiniz diyorum. Ürün çeşitliliğimiz ve hizmetlerimizden çok memnun kalacağınıza olan inancım tamdır.

Beraberliğimizin uzun yıllar süreceğine inanıyorum. Çözüm odaklı yaklaşımımız ve ilkelerimizle size elimizden gelenin en iyisini yapmaya gayret edeceğimizden emin olabilirsiniz.

Her türlü sorunuz için bizimle iletişime geçmekten lütfen çekinmeyiniz.

Saygılarımla,

İmza

Ödeme için Teşekkürler

Dear Ms/Mr …,

I wish to acknowledge our receipt of payment and I would like to thank you for your prompt transfer following the despatch of the goods.

We look forward to many years of mutual prosperity.

Best Regards,

İmza

Sayın …,

Ödemeyi aldığımızı bildirir, malların çıkışının hemen akabinde transferi gerçekleştirdiğiniz için size teşekkür ederim.

Nice yıllar birlikte büyüme dileğiyle.

Saygılarımla,

İmza

Fuara katılım talebi

Dear Madam/Sir,

As a producer and exporter of (ürünün ismi), our company (şirketinizin adı) is interested in participating in the (fuarın adı) on (tarih).

We kindly ask you provide us information of vacancies and pricing, the required forms and other information you may have for participants.

Thanking you in advance and looking forward to your earliest response.

Best Regards,

İmza

Sayın …,

… üreticisi ve ihracatçısı olarak … tarihinde gerçekleşecek olan … fuarına katılmak istiyoruz.

Sizden boş yerler ve fiyatlandırmalarınız, gerekli formlar ve diğer bilgileri rica ederiz.

Şimdiden teşekkür eder cevabınızı beklerim.

Saygılarımla,

İmza

BİR CEVAP BIRAK

Lütfen yorumunuzu yazın
Lütfen adınızı buraya girin

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.